In het jaar 2021 hebben er veel ontwikkelingen plaats op het gebied van informatisering en automatisering. Hieronder wordt kort toegelicht welke dat zijn geweest:
Het jaar 2020 was in meerdere opzichten een bijzonder jaar. Naast dat we getroffen waren door de pandemie stonden we voor een mega uitdaging en dat was de werkplekken optimaliseren en zorgen dat de medewerkers afstand onafhankelijk konden werken. Door de tijdsdruk moesten we noodgedwongen over gaan tot een snellere uitrol, die normaliter meer aandacht verkrijgt in de vorm van pilots en testen. Door van te voren zaken goed af te stemmen, te bespreken, scenario’s op te stellen en de inzet van de ICT medewerkers zijn we toen gestart.
In 2021 hebben we de dezelfde lijn verder doorgetrokken en gezorgd dat we de ICT middelen verder werden geoptimaliseerd. Medewerkers waren optimaal gefaciliteerd in de ICT middelen hierin en konden hun (digitale) werkzaamheden nog beter voortzetten. Gelijk aan vorig jaar was Corona voortdurend aanwezig en zorgden de maatregelen die waren toegepast met name voor extreem veel druk op de ICT. Daarnaast constateerden we dat veel medewerkers het lastig vonden met het verplicht thuis werken, overvolle agenda’s, overleggen via MS Teams en een andere privé-werk situatie.
Ondanks alle perikelen hebben we goede en mooie prestaties met ICT geleverd in 2021, waar we mega trots op zijn. Hieronder wordt dit nader toegelicht.
Nieuwe werkplekken
Begin 2020 zijn we gestart met het uitrollen van een nieuwe werkplek voor de medewerker. Nagenoeg elke (kantoor) medewerker kreeg de beschikking over een nieuwe notebook, een nieuwe mobiele telefoon en werden alle bureaus voorzien van twee grote monitoren (27 inch). De muis en het toetsenbord zijn via een docking station met de notebook verbonden zijn. Tevens hadden we afscheid genomen van de Citrix oplossing en werd het aanmelden op ons netwerk een stuk sneller, efficiënter, effectiever en veiliger. In de nieuwe situatie kan worden volstaan met slechts eenmaal aanmelden op een notebook en deze met een Wi-Fi verbinding te verbinden om op het netwerk van de gemeente Noordenveld te kunnen werken.
In 2021 hebben we, naast de werkplek op het gemeentehuis, de faciliteiten aangeboden dat medewerkers thuis tijdelijk gebruik kunnen maken van een grote monitor (27 inch). De aanleiding hiervoor was dat medewerkers door de pandemie noodgedwongen (veel) thuis moesten werken en behoefte hadden aan een extra monitor. Om het virtueel vergaderen verder door te ontwikkelen hebben we veel tijd gestoken in de applicatie MS Teams en is één ICT medewerker bijna voortdurend hiermee bezig om alle mogelijkheden uit deze applicatie te onderzoeken en deze kennis over te dragen.
Vergaderen in Teams
Een ander belangrijk aandachtspunt was dat het gebruik van MS Teams in de tijd steeds belangrijker werd en dat vanuit Informatisering een medewerker bijna continue bezig was met het uitzoeken van nieuwe functionaliteiten, het geven van instructies en uitleg (vergaderen / telefonie), het testen van nieuwe ontwikkelingen etc. en dit alles leidde ertoe dat we op een hoog niveau zitten van het werken met MS Teams, waar we trots op kunnen zijn. Daarnaast werd elke medewerker de gelegenheid geboden om een headset te bestellen bij de Service Desk om zo optimaal mogelijk virtueel te kunnen vergaderen.
Hybride vergaderen
Eveneens hebben we een vergaderruimte in het gemeentehuis zo ingericht dat we daar met meerdere medewerkers tegelijkertijd via één groot scherm met externen kunnen communiceren via MS Teams. De overige vergaderruimtes met beeldscherm worden begin 2022 ook op die manier ingericht.
Hybride vergaderen is van toegevoegde waarde voor de organisatie daar het met name een constructieve bijdrage levert aan het onderling samenwerken/vergaderen met MS Teams voor de medewerkers die deels op het werk zijn en deels thuis werken.
Microsoft 365
In 2021 is er een nieuw, uitgebreider en financieel gunstiger contract met Microsoft afgesloten voor wat nu Microsoft365 heet. Naast de bekende Office suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) bevat M365 software als Sharepoint, Teams, Phone System, Azure Active Directory en PowerBI. Belangrijk om te weten is dat met het nieuwe contract in 2022 een hoger niveau van informatiebeveiliging kan worden bereikt.
De voorbereidingen op de nieuwe omgevingswet hielden ons druk bezig. Om hier op de juiste wijze op te acteren werd na de aanbesteding van een nieuw VTH-systeem gekozen voor een nieuwe applicatie. In deze applicatie wordt ingespeeld op de toekomst en hierin worden o.a. de omgevingswet aanvragen afgehandeld. Eind 2021 was de eerste fase van de implementatie opgeleverd en werd gewerkt met de applicatie. Fase twee wordt in 2022 opgeleverd.
Daarnaast werd na de aanbesteding van een nieuwe applicatie voor het WOZ domein in 2020 gekozen voor een nieuwe applicatie voor Belasting. De implementatie is in 2021 geweest van de applicatie en inmiddels werken we hiermee.
Voor de ondersteuning van planning & control is een nieuwe applicatie in het tweede kwartaal van 2021 geïmplementeerd en live gegaan. Voor het werken en invullen van de jaarrekening wordt hier volop gebruik nu van gemaakt.
In 2021 zijn we gestart met het overzetten van de data uit de oude document management systemen naar het nieuwe document management systeem. Dit alles was erg complex en kostte veel tijd en aandacht van de medewerkers, veel meer dan we hadden verwacht. Dit kwam mede vanwege (langdurige) uitval van een medewerker.
In 2021 zijn vier nieuwe applicaties geïmplementeerd binnen de gemeente. Bij de implementatie en migratie van deze applicaties was de rol van de functioneel beheerders essentieel. Doordat deze applicaties allemaal tegelijk dit jaar werden geïmplementeerd legde dit veel beslag op de inzet en capaciteit van de medewerkers. Tevens had een medewerker na de zomervakantie besloten (eerder) met pensioen te gaan, waardoor de werkdruk voor de anderen groter werd. Daar niet alle werkzaamheden door de huidige medewerkers (tijdig) konden worden opgepakt werd gebruik gemaakt van de hulp en inzet van externe partijen.
Vooruitkijkend naar de komende jaren willen we vanuit functioneel beheer vanuit een beheerorganisatie doorgroeien naar een regieorganisatie. Komend jaar gaan we daar mee aan de slag en de verwachting is dat we als organisatie hiermee o.a. meer stabiliteit en continuïteit gaan realiseren.
Het gebruik van de werkzaamheden van Geo-informatie Beheer in de diverse applicaties is alleen maar toegenomen. Men is verantwoordelijk voor meerdere koppelingen tussen de diverse applicaties en de landelijke basisregistraties, waarbij geconstateerd is dat de werkdruk alleen maar is toegenomen en ook de komende jaren zal deze niet gaan afnemen. Eveneens wordt vooruit gekeken naar de komende jaren en dat betekent dat meerdere applicaties worden uitgefaseerd, maar dat ook naar verwachting nieuwe applicaties worden geïmplementeerd. Een andere bijkomstigheid is dat veel leveranciers hun systemen van On-Premise naar de Cloud willen brengen en dat kost de medewerkers veel tijd en aandacht om dit te organiseren en te realiseren.
Reeds in 2020 zijn we met een externe organisatie een samenwerking aangegaan om te kunnen voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierin trekken we samen op met de gemeente Midden-Drenthe en huren we beide een Functionaris Gegevensbescherming (FG) om toezicht te houden op (verbetering van) de privacybescherming in de gemeente Noordenveld. Eveneens ondersteunt deze organisatie ons met een aantal informatiebeveiligingsdiensten, waaronder de inmiddels bekende Phishing - en SMS-ing tests. Daarnaast zijn en worden er in totaal tien zogenaamde DPIA’s uitgevoerd: onderzoeken naar de bescherming van persoonsgegevens in de processen en systemen die we gebruiken. Tenslotte zijn er sinds de ingang van de samenwerking zo’n 20 datalekken afgehandeld. Door het ontbreken van een interne Privacy Officer (de uitvoerende “collega” van de FG) worden de privacy taken uitgevoerd door medewerkers van de afdeling Informatisering.
De operationele informatiebeveiliging hadden we op orde, ondanks het feit dat de rol van CISO (Chief Information Security Officer) formeel niet vervuld werd. De taken daarvan worden momenteel uitgevoerd door de medewerkers van Automatisering. Informatiebeveiliging wordt vandaag de dag steeds belangrijker en voor de gemeente Noordenveld geldt dat de beveiliging van onze informatiesystemen goed was georganiseerd en gefaciliteerd. Doordat we de meeste applicaties buitenshuis hebben staan (in de Cloud) betekent dit dat we maximaal profiteren van de professionele informatiebeveiliging van de grote datacenters.
Ten aanzien van de managementletter van onze accountant met betrekking tot de informatiebeveiliging van de laatste jaren geldt wederom dat we stappen hebben gemaakt en meerdere zaken hebben gerealiseerd. De kwaliteit van de IT-processen hebben we getracht verder te optimaliseren, maar we zitten nog niet op het niveau waar we willen staan. Hierbij moet gedacht worden aan onder andere Geo-informatiebeheer, Functioneel Beheer en DIV. Volledige compliancy met de AVG, de BIO en de Archiefwet blijft voorlopig onhaalbaar. Dat geldt overigens voor álle gemeenten.
Aan de beleidskant is in 2021 een nieuw Informatiebeveiligingsbeleid ontwikkeld en vastgesteld. In 2021 /2022 is een nieuw Privacybeleid ontwikkeld. De vaststelling hiervan door het college zal naar verwachting in Q2 dit jaar plaatsvinden.
Het jaar 2021 was voor Informatisering een bijzonder jaar op meerdere fronten. Bij alle implementaties van de genoemde applicaties heeft Informatisering een essentiële rol gespeeld en werd eigenlijk meer gevraagd dan wat we konden bieden. Ter ondersteuning werd externe capaciteit geregeld die samen met Informatisering optrok hierin. Eveneens werd voor de zomervakantie de vacature van Adviseur Automatisering ingevuld, waardoor we meer mankracht hadden.
Belastingsysteem
Daarnaast werd na de aanbesteding van een nieuwe applicatie voor het WOZ domein in 2020 gekozen voor een nieuwe applicatie voor Belastingen. De implementatie vond plaats in 2021, inmiddels werken we met het backoffice gedeelte, terwijl nog wordt aan het front-office gedeelte.
Burgerzaken
Met de leverancier van het systeem voor Burgerzaken zijn we bezig om soortgelijke afspraken te maken als met andere leveranciers. De onderhandelingen hiervoor startten medio 2021 en hopen we binnenkort af te ronden.
Digitale Dienstverlening
Om inwoners en bedrijven de mogelijkheid te geven om hun gemeentezaken online te kunnen afhandelen zijn we in 2021 gestart om alle dienstverlening-systemen te ontsluiten via DigiD en E-Herkenning. Voor de formulieren op de website bestond die mogelijkheid deels al, dat breiden we nu uit naar het zaak- en belastingsysteem, en later dit jaar ook naar de systemen van Burgerzaken en Sociaal Domein.
P&C systeem
Voor de ondersteuning van planning & control is een nieuwe applicatie in het tweede kwartaal van 2021 geïmplementeerd en live gegaan. Voor het werken en invullen van de jaarrekening wordt hier volop gebruik nu van gemaakt.
Basisregistraties
Onze leverancier van de applicatie t.b.v. de koppeling met de basisregistraties heeft aangekondigd dat deze grondig wordt vernieuwd om voorbereid te zijn op nieuwe methoden van data-uitwisseling. We maakten van de gelegenheid gebruik om de vele losse contracten te vervangen door één raamcontract en de applicatie als cloud-service af te nemen. Naast de kostenvoordelen neemt hierdoor ook de beheerlast af.
Uitfasering DMS
In 2021 zijn alle zaken en documenten overgebracht naar ons nieuwe archiefsysteem. Daarmee is definitief een eind gekomen een het oude DMS tijdperk. De data en documenten uit het oude DMS zijn tijdelijk gemigreerd naar een tijdelijke database, zodat deze gegevens beschikbaar blijven totdat de definitieve overdracht naar het nieuwe DMS heeft plaatsgevonden.
VTH-applicatie
De voorbereidingen op de nieuwe omgevingswet hielden ons druk bezig. Om hier op de juiste wijze op te acteren werd na de aanbesteding van een nieuw VTH-systeem gekozen voor een nieuwe applicatie. In deze applicatie wordt ingespeeld op de toekomst en hierin worden o.a. de omgevingswet aanvragen afgehandeld. Eind 2021 was de eerste fase van de implementatie opgeleverd en werd gewerkt met de nieuwe applicatie. Fase twee wordt in 2022 opgeleverd..
Veldnet/Intranet
Het intranet, genaamd Veldnet, wordt steeds meer gebruikt en gewaardeerd door de medewerkers. Dit komt mede doordat alle medewerkers door de uitrol van de nieuwe werkplek en mobiele telefonie op afstand het Veldnet kunnen raadplegen en op de hoogte blijven van het laatste nieuws. Een andere bijkomstigheid is dat het Veldnet de opslaglocatie is om documenten hier te bewaren, te muteren, te lezen en te delen.
Website
Ook met leverancier van de website is in 2021 onderhandeld over een nieuw contract, met als resultaat dat we in 2022 kunnen overstappen van het platform Drupal 7 op het nieuwe technische platform Drupal 9. Hiermee is onze website weer helemaal klaar ivoor de toekomst.
Zaaksysteem
Na het selectietraject en de Europese aanbesteding werd bekend dat we gingen werken met de applicatie Zaaksysteem.nl en werd de nieuwe applicatie in 2021 geïmplementeerd en ging het per oktober daadwerkelijk live. Dat betekende wel dat het vorig jaar gewerkt werkt met twee zaaksystemen. Tot 1 oktober 2021 werd namelijk nog gewerkt met het zaaksysteem Mozard. Na de Europese aanbesteding was de uitkomst dat Zaaksysteem.nl het nieuwe zaaksysteem gaat worden.
In 2021 hebben we bijna alle oude KPN verbindingen uitgefaseerd en zijn we over naar de snellere verbindingen van Ziggo/Vodafone. Hiervoor is gebruik gemaakt van de aanbieding uit de landelijke VNG aanbesteding GT-Vast. Het Wi-Fi netwerk is in 2020 geheel vernieuwd om de nieuwe werkplek (notebooks en mobiele telefoons) goed te kunnen verbinden.
Ook hebben we de fysieke oude telefooncentrale vervangen door een virtuele telefooncentrale. Door te kiezen voor een andere oplossing zijn de kosten met de helft gedaald en kunnen we plaats onafhankelijk bellen, waardoor de klant die ons belt denkt dat we bellen vanuit Roden. Het bellen doen we met MS Teams.
Een ander bijkomstigheid is dat de exercitie van de uitfasering van een aantal informatiesystemen en/of het verplaatsen van deze ertoe heeft geleid dat we in 2021 ongeveer 50% van de informatiesystemen in de Cloud hadden staan. Ter illustratie, in 2019 was dit percentage ongeveer 20%. Hierdoor is ook het aantal fysieke servers op locatie afgenomen. Een ontwikkeling die ook in de toekomst blijft doorgaan, de huidige trend volgend.
De effecten van de pandemie die in 2020 was gestart werkte dit jaar ook door. Medewerkers waren voornamelijk op afstand aan het werk en niet fysiek op een locatie van de gemeente. Wel ging de ondersteuning gewoon door en waren de medewerkers van netwerkbeheer dagelijks aanwezig op het gemeentehuis om te zorgen dat alles door draaide en nieuwe applicaties konden worden geïmplementeerd en in gebruik konden worden genomen.
Het fundament voor de Service Desk is gelegd in 2019 en 2020 door te gaan werken met een ITIL applicatie voor het maken van meldingen en/of storingen. Dit is een online portal op ons intranet waar medewerkers ICT vragen, wensen en/of problemen kunnen melden. In 2021 hebben we deze applicatie verder doorontwikkeld samen met P&O en de mogelijkheid aangeboden om digitaal een aanvraag doen bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker, een mutatie kan doorgeven bij het wijzigen van een functie en een medewerker die uit dienst treedt.
Ondanks dat we te maken hadden met een pandemie was de Service Desk dagelijks met een medewerker bemand op het gemeentehuis, terwijl eveneens op afstand een medewerker telefonisch paraat stond. Hierdoor kon de uitgifte van apparatuur en devices gewoon door blijven gaan.
In 2021 is de fysieke telefooncentrale vervangen door een virtuele telefooncentrale. Dit resulteerde o.a. in het feit dat alle vaste telefoons op de werkplekken kwamen te vervallen en dat alle medewerkers de beschikking kregen over een mobiele telefoon. Door te kiezen voor deze oplossing waren we jaarlijks veel goedkoper uit, kregen we meer flexibiliteit, meer functionaliteit en een hogere bereikbaarheid.
Bellen doet een medewerker op de notebook via de applicatie MS Teams of via de mobiele telefoon. Daarnaast kan een telefoniste zien in de agenda van MS Teams of een medewerker bereikbaar is of in overleg zit, waardoor de klant beter ter woord kan worden gestaan.